Przewodnik dla osób pragnących zgłosić projekt

Przygotowany poradnik ma odpowiedzieć na wiele pytań dotyczących organizacji kolejnej edycji Lubelskiego Festiwalu Nauki. Są to zebrane najczęstsze uwagi dotyczące organizacji i wystąpień. Dodatkowe pytania można zadawać poprzez e-mail z koordynatorem a najciekawsze zostaną opublikowane w poniższym zestawieniu.

W 2021 roku zostało wydane zarządzenie R-09 narzucające kierownikom projektów konieczność opracowania dużej ilości dokumentacji do zapotrzebowań na LFN. W związku z wieloma skargami wykładowców, niechęci do realizacji projektów ze względu na obszerną dokumentację została w dniu 8.11.2021 całkowicie zmieniona procedura zarządzeniem R-109. W punkcie dotyczącym LFN znajduje się informacja, z której wynika, że do realizacji projektu LFN z finansowaniem do 10 000 zł netto wystarczy złożenie tylko i wyłącznie samego zapotrzebowania:
4) w § 8 dodaje się ust. 1a w brzmieniu:
„1a.
Zamówienia niezwiązane z realizacją projektów finansowanych lub dofinansowywanych ze źródeł zewnętrznych, których wartość nie przekracza kwoty 1 000 zł netto, nie wymagają poprzedzenia badaniem rynku, jak również nie wymagają sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia ani notatki służbowej.”;

Jeśli wartość zamówienia będzie mniejsza niż 10 000 zł netto wówczas obowiązuje dodatkowo przeprowadzenie badania rynku bez jego dokumentowania:
3) w § 8 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„1.
Zamówienia, których szacunkowa wartość nie przekracza kwoty 10 000 zł netto, mogą być realizowane samodzielnie przez jednostki organizacyjne Uczelni po złożeniu zapotrzebowania i uzgodnieniu ich z jednostką organizacyjną odpowiedzialną za tematyczny rejestr zamówień, wymienioną w § 2 ust. 2 Regulaminu. Zamówienia te, z zastrzeżeniem ust. 1a (patrz wyżej), powinny być poprzedzone badaniem rynku, ale nie wymagają udokumentowania złożonymi ofertami. Faktura za zrealizowane zamówienie powinna być niezwłocznie dostarczona do jednostki organizacyjnej prowadzącej temat objęty zamówieniem.”;

Z obydwu dokumentów wynika, że zapotrzebowania do 10 000 zł netto można realizować samodzielnie po złożeniu zapotrzebowania u koordynatora i uzgodnieniu ich przez koordynatora z jednostką organizacyjną odpowiedzialną za tematyczny rejestr zamówień i zwrotnym poinformowaniem przez koordynatora o wyrażeniu zgody na finansowanie.
Poza zapotrzebowaniem żadne inne dokumenty nie są wymagane.

Co daje wystąpienie pracownika Wydziału lub przygotowanie przez niego prezentacji?

• pozytywnie wpłynie to na jego okresową ocenę;
• promujemy nasz Wydział pokazując czego uczymy;
• zachęcając potencjalnych kandydatów zwiększamy ilość przyjętych studentów;
• wreszcie jest to niemal obowiązek każdego pracownika by aktywnie uczestniczyć w promowaniu miejsca pracy i pozytywnie o nim świadczyć.

Jak zgłosić projekt?

• Na stronie projekty kliknij „kierownik projektu” i podaj kod wydziałowy z e-maila;
• Wypełnij dane po wybraniu Kierownika projektu jako siebie. Nie zapomnij zaakceptować regulaminów;
• Na podany przez siebie adres e-mail otrzymasz wiadomość z linkiem aktywującym konto;
• Potwierdź założenie konta;
• Zaloguj się do systemu na stronie: projekty.festiwal.lublin.pl/logowanie;
• Kliknij w menu na nazwę użytkownika, a następnie na „Dodaj projekt”;
• Wypełnij pola;
• Zatwierdź projekt;
• Zgłoszony projekt zostanie zatwierdzony po akceptacji Koordynatora danej Jednostki.
• Pomoc dostępna jest po najechaniu na właściwe pole wyboru.
• Prosimy o zwrócenie uwagi na to, żeby wszystkie zmienne w polach rozwijanych zostały wybrane.
• Między polami najłatwiej poruszać się strzałkami kierunkowymi lub tabulatorem (tab – do przodu, tab+shift – do tyłu).

Wypełniłem kartę zgłoszenia i jak mogę uzyskać dofinansowanie?

• Ponieważ wystąpienie w LFN stanowi okazję do pozyskania funduszy na realizację należy wykonać zapotrzebowanie na materiały (informacja o przyznaniu dotacji może spłynąć dopiero we wrześniu).
• Chcąc uzyskać dofinansowanie do projektu należy w czerwcu przygotować zapotrzebowanie obejmujące wydatki wypełniając druk:
  1. listą materiałów,
  2. ilością,
  3. cenami,
  4. wartościami netto i brutto,
  5. stawką VAT,
  6. całkowitą wartością brutto zapotrzebowania,
  7. wskazać 1-2 sprzedawców wraz z ich telefonami kontaktowymi,
  8. podać swoje dane wraz z tel. komórkowym do kontaktu z działem zamówień.
• Druki zapotrzebowań należy wysłać w czerwcu na e-mail koordynatora.
• Zakup obejmie materiały a nie urządzenia niezbędne do realizacji projektu. Dlatego można wystąpić o np.: sdcard, moduł do Arduino, akumulator do quatroptera, stand reklamowy, tusz, toner do drukarki itp… a nie da się sfinansować zakupu np.: tabletu, monitora, komputera itp… Zdarzało się dotychczas, że nasz Wydział dofinansowywał wybrane projekty kwotami przekraczającymi nawet 3000 zł!

Przedstawiam wzory wypełnienia dokumentacji do zapotrzebowań na LFN (wzór od 2021):

Zapotrzebowanie:

Tylko jeśli wartość zapotrzebowania przekroczy 10000 zł netto na podstawie analizy 4 pozycji wykonujemy dokumentację do tych przedmiotów, które nie są dostępne w tzw. dostawie sukcesywnej.

Pozycja nr 4 jest dostępna w dostawie sukcesywnej TU gdzie dostęp do strony z dostawami jest TU Reasumując, do pozycji, która jest dostępna na stronie zawierającej dostawy sukcesywne nie musimy tworzyć dodatkowej dokumentacji. Wówczas po dokonaniu wyboru z listy podajemy numer pozycji do kierownika DZ – D. Mirosław do Działu Zakupów: d.miroslaw@pollub.pl

W przypadku pozycji 1, 2 i 3 tylko jeśli ich wartość przekroczy 10000 zł netto należy opracować:

1) (OPZ) Opis każdej pozycji zapotrzebowania oddzielnie najlepiej uwzględniający kody CPV oraz termin realizacji:17 września i kryterium oceny ofert: cena – 90%, parametry techniczne- 10% podpisany przez osobę będącą kierownikiem projektu LFN; przykład dotyczy 1 pozycji:

2) Tylko jeśli wartość przedmiotów przekroczy 10000 zł netto konieczna jest notatka służbowa z dokonania szacowania każdej pozycji zapotrzebowania  – według wzoru Załącznik nr 2 Zarządzenia Nr R-9/2021 ( http://www.pollub.pl/files/4/news/files/6040_Zarzadzenie,Nr,R-9-2021,zalaczniki.doc ) podpisana przez osobę będącą kierownikiem projektu LFN; przykład dotyczy 1 pozycji:

3) Tylko jeśli wartość przedmiotów przekroczy 10000 zł netto konieczne są przynajmniej dwie oferty z różnymi cenami np. zrzuty ekranowe ze stron dwóch różnych sprzedawców do każdej pozycji z zapotrzebowania. przykład dotyczy 1 pozycji:

Dokumentację dotyczącą każdej pozycji na zapotrzebowaniu należy przekazać w formie elektronicznej z polecenia kierownika DZ – D. Mirosław do Działu Zakupów: d.miroslaw@pollub.pl

Dokumentację dotyczącą pozycji 2 z racji tego, że jest urządzenie komputerowe należy przekazać w formie elektronicznej z polecenia kierownika CI – P. Zubkowicza do Centrum Informatycznego: e.grabowska@pollub.pl

Dokumentację dotyczącą pozycji 3 z racji tego, że jest to urządzenie reklamowe należy przekazać w formie elektronicznej z polecenia kierownika DP – K. Kołbut do Działu Promocji: k.kolbut@pollub.pl W przypadku tej pozycji należy z polecenia kierownika DP – K. Kołbut samemu dokonać zakupu na fakturę przelewową na dane: Politechnika Lubelska, ul. Nadbystrzycka 38 D, 20 – 618 Lublin, NIP: 712-010-46-51. Można też wybrać z istniejącej listy (wówczas nie są wymagane powyższe dokumenty): https://www.pollub.pl/files/86/content/files/21885_21355_Materialyreklamoweiartykulypromocyjne.docx

• Wypełnione zapotrzebowanie wraz z wymaganymi załącznikami jak wyżej proszę przekazać na adres e-mail koordynatora lub osobiście dostarczyć do pokoju 238 lub 245 Katedry MiTN.
• Kosztorysy z listą materiałów, ilością, ceną oraz wartością będą sukcesywnie przekazywane p. Eli Lewandowskiej.
• Informacja o przyznaniu dotacji może spłynąć dopiero we wrześniu – proszę kontaktować się poprzez adres e-mail koordynatora;

Treść opisu prezentacji:

• jest adresowana do uczniów szkół podstawowych i o stopień wyżej;
• nie może być za trudna do zrozumienia;
• użyte wyrazy w zaproponowanym tekście nie mogą być nic nie mówiące osobom nie znającym tematu;
• powinna zawierać bardziej spopularyzowane przedstawienie o co w prezentacjach chodzi;
• tytuł wystąpienia ma być przyciągający;
• opis ma zachęcać do przyjścia, powinno się informować o nagrodach do losowania (gadżety);
• Od treści może zależeć, czy znajdą się uczestnicy pokazu;
• Opis powinien zawierać więcej tekstu;
• Należy podać dużo słów kluczy.

Kto może przygotować projekt?

• pracownicy naukowo-dydaktyczni,
• pracownicy administracyjni,
• pracownicy techniczni i techniczno-inżynieryjni,
• studenci studiów I i II stopnia oraz studiów jednolitych,
• studenci studiów doktoranckich,
• studenci studiów podyplomowych,
• studenckie koła naukowe,
• organizacje studenckie.

Od czego zacząć?

• Pomysł, jego oryginalność i forma prezentacji zasadniczo decydują o atrakcyjności projektu. Ważne jest też to, co chcemy zaprezentować.
• Prezentować można ciekawe wyniki badań naukowych (niekoniecznie swoich), główne wątki książki lub artykułu przeglądowego, nad którymi akurat pracujemy, kontrowersyjny temat, problem ważny dla rozwoju nauki i cywilizacji, fragment interesującej pracy dyplomowej, własną twórczość literacką, muzyczną i plastyczną etc.

Jakie mogą być formy wystąpienia?

• Badania,
• Ćwiczenia,
• Doświadczenie,
• Dyskusja,
• Film,
• Happening,
• Inscenizacja,
• Koncert,
• Konkurs,
• Piknik naukowy,
• Pokaz,
• Prezentacja multimedialna,
• Spektakl,
• Spotkanie autorskie,
• Warsztaty,
• Wernisaż,
• Wykład,
• Wystawa,
• Zawody sportowe.

Gdzie są realizowane prezentacje festiwalowe?

• Zwykle projekty realizowane są w salach wykładowych i ćwiczeniowych budynków PL. Przewidujemy również prezentacje plenerowe (na przykład przed budynkami kampusu) oraz wystąpienia na Pikniku Naukowym – wówczas prosimy o podanie tych informacji w uwagach karty zgłoszenia. Pracownicy i Studenci Wydziałów Zamiejscowych realizują projekty w siedzibach wydziałów.

Ile trwa prezentacja? Czy można ją powtarzać?

• Każda prezentacja ma zaczynać się o pełnej godzinie i trwać do 45 minut by uczestnicy mieli czas na dojście do kolejnej.
• Należy podawać kilka terminów mogących odbyć się prezentacji w celu ustalenia najbardziej optymalnej drogi uczestnictwa.
• Zwielokrotnienie wystąpienia to więcej okazji do uczestnictwa dla jej odbiorców.
• Można też zgłosić kilka różnych prezentacji.

Jestem studentem i mam świetny pomysł na projekt

• Zadbaj o to, aby kierownikiem projektu był pracownik naukowy macierzystej uczelni (opiekun roku, zaprzyjaźniony wykładowca, kurator koła naukowego, promotor pracy dyplomowej etc.). Jest to formalny warunek akceptacji projektu.
• Jeśli projekt przygotowuje koło naukowe – wówczas kierownikiem projektu jest opiekun koła. Pamiętaj aby podać nazwę koła lub organizacji studenckiej.
• Projekty zgłoszone przez członków koła naukowego mogą być zrealizowane na macierzystej uczelni, a także – do czego gorąco zachęcamy – na Lubelskim Kongresie Studenckich Kół Naukowych – Tygiel.
• Jeśli jest to projekt zespołowy – pamiętaj o wymienieniu wszystkich współautorów.

Czy kierownik projektu musi osobiście przedstawić prezentację?

• Nie! Wykonanie projektu, rozdział funkcji i obowiązków związanych z realizacją prezentacji jest wewnętrzną kwestią grupy osób przygotowujących projekt. Kierownik projektu odpowiada za realizację prezentacji i jest osobą, z którą bezpośrednio może kontaktować się koordynator lub Biuro Festiwalu.

Co to jest TYGIEL?
TYGIEL to Lubelski Kongres Studenckich Kół Naukowych, czyli:

• największa studencka impreza naukowa w województwie lubelskim,
• 2 dni obrad (w marcu) i wiele paneli tematycznych,
• prezentacja dorobku organizacyjnego oraz działalności naukowej i artystycznej Studenckich Kół Naukowych Uczelni Lubelskich na forum międzyuczelnianym,
• studenckie projekty badawcze i wymiana doświadczeń,
• znakomita forma popularyzacji nauki,
• okazja do wygłoszenia referatu i przygotowania recenzowanego artykułu,
• referaty zaproszonych Gości,
• prezentacja pasji, zainteresowań naukowych i pozanaukowych Studentów,
• wiele stoisk wystawowych,
• spotkania naukowe, kulturalne oraz integracyjne w obiektach głównego koordynatora przedsięwzięć festiwalowych,
• także prezentacja kierunków studiów i oferty dydaktycznej uczelni.
• Jest to w całości inicjatywa studencka.
• Aby uczestniczyć w TYGLU należy wypełnić kartę zgłoszenia i przekazać ją opiekunowi koła naukowego.

Dlaczego w projekcie studenckim trzeba wskazać recenzenta-nie dotyczy LFN?

• Wskazanie recenzenta projektów przygotowywanych przez Studenckie Koła Naukowe dotyczy tylko tych projektów, które są prezentowane na Tyglu. Organizatorzy Lubelskiego Kongresu Studenckich Kół Naukowych przewidują wydanie materiałów kongresowych w formie recenzowanej monografii. Chodzi więc w istocie o recenzję materiałów przygotowywanych do publikacji. Jeśli projekt studencki jest realizowany tylko na macierzystej uczelni nie ma potrzeby wskazywania recenzenta.

Ważne linki:

• Koordynator WPT: dr Robert Lis Katedra Metod i Technik Nauczania tel. 501 055-868.
• Koordynator PL: dr inż. Małgorzata Ciosmak Zakład Inżynierii Procesowej, Bezpieczeństwa i Ekologii.
• Oficjalna strona Lubelskiego Festiwalu Nauki
• Wydział Podstaw Techniki

Opracowano na podstawie materiałów LFN